Bedarfs­orientierte Personal­ein­satz­planung

Von ueber 60 % Personalkostenquote zum Turnaround: Bedarfsgesteuerte Einsatzplanung in der Stahllogistik

Ein Stahllogistik-Dienstleister mit defizitaerer Niederlassung ersetzte die starre Praesenzorganisation durch einen bedarfsgesteuerten Personaleinsatz — und senkte die Personalkostenquote innerhalb von drei Monaten auf 40 bis 50 Prozent.

Ausgangssituation

Ein ueberregional taetiger Stahllogistik-Dienstleister betrieb mehrere Standorte fuer die Verpackung, Verladung und den Umschlag von Stahlprodukten, darunter Coils und Langprodukte. An einer Niederlassung hatte sich ein strukturelles Defizit verfestigt, dessen Ursachen im operativen Bereich lagen.

Das Kernproblem war die Personalorganisation. Die Einsatzplanung basierte auf einer festen Praesenzorganisation: Mitarbeiter wurden unabhaengig vom tatsaechlichen Auftragsvolumen in festen Schichtstaerken eingeteilt. In auftragsstarken Phasen fehlte Personal, in schwachen Phasen waren Mitarbeiter unproduktiv. Eine systematische Kopplung von Auftragseingang und Personaleinsatz existierte nicht.

Die wirtschaftlichen Folgen waren gravierend. Die Personalkostenquote lag deutlich ueber 60 Prozent. An einzelnen Tagen ueberstieg sie sogar die 100-Prozent-Marke – das heisst, die Personalkosten waren hoeher als der Umsatz. Die Niederlassung arbeitete defizitaer, ohne dass die operativen Ursachen transparent waren. Das monatliche Ergebniscontrolling dokumentierte das Problem, bot aber keine Grundlage fuer ein steuerndes Eingreifen im Tagesgeschaeft.

Parallel zeigten sich Unproduktivitaeten im Schichtverlauf. In den Kernprozessen Verpackung und physische Verladung von Coils waren Leerlaufzeiten und ineffiziente Uebergaenge zwischen den Arbeitsschritten erkennbar, die jedoch mangels Prozessdokumentation weder quantifiziert noch adressiert werden konnten.

Vorgehensweise

ROTH Logistikberatung setzte ein zweistufiges Projekt um: zunächst die Analyse der Umschlagprozesse mit Produktivitaetsbewertung, anschliessend die Entwicklung eines Personalbedarf-Berechnungstools fuer die taegliche bedarfsgesteuerte Einsatzplanung.

Stufe 1 – Prozessanalyse und Produktivitaetsbewertung: Saemtliche gewerblichen Prozesse am Standort wurden vor Ort dokumentiert und zeitlich bewertet. Fuer jeden Umschlagsprozess – Wareneingang, Verpackung, Verladung, Versand – wurden die exakten Prozesszeiten je Bezugsgroesse ermittelt. Auf dieser Basis liessen sich die Schwaechen in der Schichtorganisation praezise benennen: Unproduktivitaeten im Schichtverlauf, fehlende Abstimmung zwischen den Arbeitsbereichen und eine starre Zuordnung von Mitarbeitern zu Aufgaben.

Die Analyse ergab eine Produktivitaetssteigerung von 18 Prozent allein durch organisatorische Massnahmen. Die Umschlagleistung je Stunde konnte um 15 Prozent erhoeht werden – ohne zusaetzliches Personal oder Investitionen in Technik.

Stufe 2 – Personalbedarf-Berechnungstool: Der entscheidende Schritt war die Abloesung der Praesenzorganisation. Statt fester Schichtstaerken wurde ein Berechnungstool entwickelt, das den taeglichen Personalbedarf aus dem erwarteten Auftragsvolumen ableitet. Die Planungskette: Auftragseingang ergibt den Volumenbedarf, daraus resultieren die erforderlichen Prozesszeiten, und diese bestimmen die Anzahl benoetigter Mitarbeiter je Schicht und Bereich.

Mitarbeiter wurden nicht mehr fest einem Bereich zugeordnet, sondern flexibel nach Bedarf eingesetzt. Fuer Auslastungsspitzen wurde der gezielte Einsatz von Leiharbeitskraeften in das Planungsmodell integriert. Das taegliche Produktivitaetscontrolling ersetzte die monatliche BWA-Rueckschau: Abweichungen zwischen geplantem und tatsaechlichem Personaleinsatz wurden am selben Tag erkannt und korrigiert.

Ergebnisse

• Senkung der Personalkostenquote von ueber 60 Prozent auf 40 bis 50 Prozent: innerhalb von drei Monaten
• Turnaround der defizitaeren Niederlassung: in den profitablen Bereich
• 18 Prozent Produktivitaetssteigerung: durch organisatorische Massnahmen in den Kernprozessen
• 15 Prozent hoehere Umschlagleistung: je Stunde im gewerblichen Bereich
• Aufloesung der Praesenzorganisation: zugunsten einer bedarfsgesteuerten Einsatzplanung auf Basis exakter Prozesszeiten

Fazit

Der Fall zeigt ein wiederkehrendes Muster in der Kontraktlogistik: Solange die Personalplanung auf festen Schichtstaerken basiert, entkoppelt sich der Personaleinsatz vom tatsaechlichen Bedarf. Die Folge sind systematische Kostenueberhaenge, die im monatlichen Controlling zwar sichtbar, aber nicht mehr korrigierbar sind.

Die Loesung liegt in der konsequenten Kopplung von Auftragsvolumen und Personaleinsatz – auf Tagesbasis, nicht auf Monatsbasis. Die Voraussetzung dafuer sind exakte Prozesszeiten je Umschlagsprozess. Erst wenn bekannt ist, wie viele Minuten ein Auftrag tatsaechlich bindet, laesst sich der Personalbedarf praezise berechnen statt schaetzen. Im vorliegenden Fall fuehrte dieser Ansatz innerhalb von drei Monaten vom Defizit in die Profitabilitaet.