Überblick

Produktiverer Hafenumschlag durch flexible Personalplanung

Der gewerbliche Hafenumschlag unterliegt hohen Mengenschwankungen. Externe Einflüsse wie z.B. unangekündigte Lkw-Eingänge erschweren die Lage zusätzlich. Um die Risiken zu managen, bauen viele Betriebe zu große personelle Puffer ein. Sie setzen auf Kolonnen, die sich in Nebenzeiten kaum auslasten lassen und die Personalkosten in die Höhe treiben. Dabei ist eine flexiblere Einsatzplanung jederzeit möglich. Schritt für Schritt analysieren wir Ihre Prozesse und zeigen Ihnen die darin vorhandenen Optimierungspotenziale.

Inhalte

Prozessaufnahme macht Kosten der Umschlagleistung sichtbar

Der Hafenumschlag teilt sich in eine Reihe von Einzelschritten. Für jeden Prozessabschnitt ermitteln wir die Zahl der eingesetzten Mitarbeiter inkl. der Tätigkeiten und Ablaufzeiten. Mit direktem Bezug auf Transportmittel und Güterarten erfahren Sie, wie hoch Ihr Aufwand für die Umschlagleistungen wirklich ist.

Wartezeiten – prozessbedingt oder fehlende Auslastung?

Aufgrund hafenbedingter Prozessvorgaben sind viele Wartezeiten unvermeidbar. Andere Wartezeiten liegen jedoch einzig an einer zu großzügigen Einsatzplanung. Minutiös ermitteln wir den Ist-Stand aller Wartezeiten. Gleichzeitig geben wir Ihnen konkrete Hinweise, wann und wo Ihre Mitarbeiter Mehrwertdienste übernehmen können.

Produktivitätskiller und Leerzeiten identifizieren

Fehlende Auslastung ist der Produktivitätskiller Nummer 1. Bei der Analyse der Leerzeiten gehen wir aber noch einen wichtigen Schritt weiter: Zusätzlich machen wir auch all diejenigen Tätigkeiten transparent, die (noch) nicht ausreichend durch Ihre Kunden vergütet werden.

Konditionsprüfung inklusive

Sind die mit den Kunden ausgehandelten Konditionen kostendeckend? Viele nutzen eine tonnage-basierte Vergütung, die die wahren Aufwände nicht ausreichend abbildet. Mit dem Wissen unserer Prozessanalyse lässt sich die Praxistauglichkeit Ihres Abrechnungsmodells belastbar überprüfen.

Bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung

Die Informationen unserer Prozessaufnahme bilden die Wissensbasis, um Ihre Personal­einsatzplanung zu flexibilisieren. Gemeinsam mit den gewerblichen Verantwortlichen vor Ort entwickeln wir ein bedarfsorientiertes Planungsverfahren, mit dem Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter dauerhaft absichern.

Use Cases

Bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung

Hafenumschlag ist ein personalintensives Geschäft. Komplexe Abläufe, stark schwankende Frachtmengen und strenge Auflagen führen zu überdurchschnitt­lich hohen Arbeitsaufwänden. Selbst gut organisierte Betriebe kommen daher auf Personalkostenquoten von 40 bis 50 %. Ein Binnenhafenlogistiker aus dem östlichen Ruhrgebiet lag jedoch noch einmal deutlich darüber. Erhebliche Einbußen bei der Profitabilität waren die Folge. Über die Flexibilisierung der Personaldisposition fand das Unternehmen zurück in die Gewinnspur.

 

Präsenzorganisation trieb Personalkosten in die Höhe
Der im Dortmunder Hafen ansässige Umschlagbetrieb hat eine langjährige Wachstumsgeschichte hinter sich. Als Spezialist für Massengüter und Stahl betreibt das Unternehmen Terminals in sechs unterschiedlichen Hafenbereichen. Um auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein, hatte sich jeder der sechs Stand­orte eine eigene Präsenzorganisation zugelegt. Die Zahl der vorgehaltenen Mit­arbeiter orientierte sich vor allem an den Kapazitätsspitzen. Ein zu hohes Maß an Leer- und Wartezeiten war damit vorprogrammiert.

 

Belastbares Wissen für die Prozessoptimierung
2010 kam der Niederlassungsleiter auf uns zu. Er wollte Klarheit darüber, wie wirtschaftlich jeder der sechs Hafenbereiche arbeitet und wo es Möglichkeiten zur Prozessverbesserung gab. Vor allem gab er uns den Auftrag, geeignete Maß­nahmen zu entwickeln, um sämtliche Terminals zurück in die Gewinnzone zu führen. Ziel war es, die Personalkostenquote dauerhaft unter 50 % zu bringen. Ein durchaus ambitionierter Plan, der aber bereits nach sechs Monaten aufging.

Der Weg führte über

- eine detaillierte Aufnahme der Arbeitsabläufe und Prozesszeiten sowie der dabei umgeschlagenen Tonnage,

- die Entwicklung eines leicht zu bedienenden IT-Werkzeugs für die standortübergreifende Personaldisposition,

- die räumliche und zeitliche Flexibilisierung der Einsatzplanung,

- die Anpassung des Mitarbeiterstamms an die tatsächlichen Prozesserfordernisse und Umschlagmengen.

 

 

Vorgehen und Nutzen in der Detailsicht

Ausgangslage
Der Umschlagbetrieb betreibt Terminals in sechs verschiedenen Hafenbecken, die bis zu zehn Kilometer auseinander liegen. Kräne, Förder­anlagen und Lagerräume sind in erster Linie auf den Umschlag von Kohle und Stahl ausgelegt. Der stark arbeitsteilige Güterumschlag erfolgt zwischen Binnen­schiff, Lkw und Bahn. In Abhängigkeit von den Schiffsankünften weist das Fracht­mengenaufkommen erhebliche Tagesschwankungen auf. Ungeachtet dessen hatte jedes Terminal feste Schichtzeiten und einen Personalstamm von vier bis zwölf Mitarbeitern. Die Präsenzorganisation war vornehmlich an den Belastungsspitzen ausgerichtet.

 

Prozessanalyse
Aus Vorgesprächen mit dem Niederlassungsleiter wussten wir, dass es an keinem der sechs Standorte genug Wissen darüber gab, wie lange der Umschlag eines Schiffes, LKWs oder Waggons tatsächlich dauert und wie viele Mitarbeiter daran beteiligt sind. Entsprechend unklar war das effektive Ausmaß der Leer- und Wartezeiten – sowohl der vermeidbaren als auch der prozessimmanenten Wartezeiten. Um eine belastbare Datengrundlage zu schaffen, haben wir die Ein- und Auslagerungsprozesse minutiös aufgenommen. Beispielsweise spiegelte die Prozessaufnahme präzise wider, welche Mitarbeiter wie viele Minuten damit beschäftigt sind, einen Stahl­träger mit dem Kran aufzunehmen, ins Schiff einzufahren, dort auszuhängen, einzulagern und den Kran wieder herauszufahren. Zusätzlich zu den unmittelbar auftragsbezogenen Tätigkeiten gingen auch die wiederkehrenden internen Abläufe wie z. B. das Aufräumen und Reinigen der Terminals in die Analyse ein.

 

Prozessorientierte Personaldisposition
Auf diese Weise entstand eine vollständige Dokumentation aller Abläufe inklusive der Prozesszeiten, der umgeschlagenen Frachtmengen und der Zahl der erforderlichen Mitarbeiter. Auf Grundlage dieser Messergebnisse gewannen die Personaldisponenten belastbare Planungsgrößen für alle sechs Hafenbereiche.

Um dieses Wissen für die Personalbedarfs- und –einsatzplanung nutzbar zu machen, haben wir ein leicht zu bedienendes IT-Werkzeug entwickelt. Dessen Ausgangsbasis war ein Excel-gestützter Wochenplaner, den der Umschlag­betrieb bereits Jahre zuvor in Eigenregie aufgesetzt hatte. Somit konnten die Betriebs- bzw. Schichtleiter in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung weiterarbeiten, was die Akzeptanz des neuen Planungswerkzeugs erhöhte.

In ihrem neuen Planungswerkzeug erfassen die Disponenten die Ankunftszeiten der Verkehrsmittel, die Art der Transportgüter und die avisierten Frachtmengen. Anschließend errechnet das Tool den Personalbedarf für die entsprechenden Zeitfenster. Die Optimierung geschieht standortübergreifend.

Darüber hinaus dient das Planungs-Tool dem Niederlassungsleiter als Controlling-Instrument.

 

Zielerreichung
Die Flexibilisierung der Personaldisposition machte es dem Umschlagbetrieb möglich, die vorherige Präsenzorganisation in allen Hafenbereichen aufzu­brechen. Seit der Umstellung auf das neue Dispositionsverfahren lassen sich die Mitarbeiter jedem der sechs Terminals zuteilen. Je nach Frachtaufkommen sind dabei auch untertägige Wechsel möglich.

In weniger als einem Jahr kehrte der Umschlagbetrieb in die Gewinnzone zurück. Bereits in den ersten drei Monaten fiel die Personalkostenquote von 70 auf unter 60 %. Weitere drei Monate später lag sie im angestrebten Zielkorridor von 40 bis 50 %. Schritt für Schritt sorgte der Informationsgewinn dann dafür, dass der Umschlagbetrieb seine Stammbelegschaft um fast 40 % reduzieren konnte.

 

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