Prozess-Standardisierung im Breakbulk: Wie ein Seehafenbetrieb mit Soll-Prozessen 30 % Personalkosten senkte

Ausgangssituation

Ein Seehafenbetrieb wickelte ein breites Spektrum an Breakbulk-Gütern im Stahlumschlag ab. Die Güter – Bleche, Coils, Langprodukte – erreichten den Hafen über verschiedene Verkehrsträger: Seeschiff, Binnenschiff, Bahn und Lkw. Über die Jahre hatte sich für nahezu jeden Kunden und jeden Verkehrsträger ein individueller Ablauf etabliert. Was als operative Flexibilität begonnen hatte, war zu einem unübersichtlichen Geflecht aus Prozessvarianten geworden.

Die wirtschaftliche Belastung war erheblich. Rund 40 Prozent der Tätigkeiten im Umschlag waren nicht durch die bestehenden Kundenkonditionen gedeckt. Die Abwicklung des Breakbulk-Geschäfts war insgesamt defizitär. Die Ursachen lagen sowohl in der fehlenden Prozesstransparenz als auch in der gewachsenen Organisationsstruktur: Mitarbeiter waren in festen Kolonnen eingeteilt, die Aufgabenverteilung war unklar, und die Zuordnung von Tätigkeiten zu Kostenstellen war nicht nachvollziehbar.

Vorgehensweise

ROTH Logistikberatung verfolgte einen Ansatz, der auf zwei Säulen stand: die verkehrsträgerübergreifende Prozess-Standardisierung und die organisatorische Restrukturierung.

Prozessanalyse und Variantenvergleich: Sämtliche kaufmännischen und gewerblichen Abläufe im Breakbulk-Umschlag wurden dokumentiert. Dabei wurden die kunden- und verkehrsträgerindividuellen Prozessvarianten systematisch verglichen. Die Analyse machte sichtbar, welche Unterschiede zwischen den Abläufen operativ begründet waren – und welche lediglich auf historisch gewachsene Gewohnheiten zurückgingen.

Definition von Soll-Prozessen je Verkehrsträger und -richtung: Aus dem Variantenvergleich wurden standardisierte Soll-Prozesse abgeleitet – jeweils differenziert nach Verkehrsträger (Seeschiff, Binnenschiff, Bahn, Lkw) und Richtung (Eingang/Ausgang). Diese Soll-Prozesse definieren den verbindlichen Standardablauf. Kundenspezifische Abweichungen werden als Zusatzleistung transparent gemacht und separat bewertet.

Einführung von Schichtprotokollen: Um die operative Transparenz dauerhaft sicherzustellen, wurden Schichtprotokolle eingeführt. Diese dokumentieren den tatsächlichen Prozessverlauf je Schicht und ermöglichen den Abgleich mit den definierten Soll-Prozessen. Abweichungen werden zeitnah erkannt statt erst im monatlichen Controlling.

Zeitfenster-Steuerung für Lkw: Für den Verkehrsträger Lkw wurde ein Konzept zur Zeitfenster-Steuerung entwickelt. Die Zuweisung fester Zeitfenster reduziert Wartezeiten am Terminal, glättet die Auslastungsspitzen und verbessert die Planbarkeit des Personaleinsatzes.

Abteilungs-Restrukturierung: Die Organisationsstruktur wurde an den definierten Soll-Prozessen ausgerichtet. Statt historisch gewachsener Zuständigkeiten orientiert sich die neue Abteilungsstruktur an den Verkehrsträgern und Prozessschritten. Die feste Kolonneneinteilung wurde aufgelöst und durch eine flexible, bedarfsorientierte Personalzuordnung ersetzt.

Ergebnisse

• 30 Prozent Personalkostensenkung durch Soll-Prozess-Einführung und Abteilungs-Restrukturierung
• 23 Prozent Produktivitätssteigerung im gewerblichen Bereich durch Auflösung der starren Kolonneneinteilung und prozessbasierte Personalzuordnung
• Standardisierte Soll-Prozesse je Verkehrsträger und -richtung als verbindliche Arbeitsgrundlage
• Prozesstransparenz durch Schichtprotokolle und definierten Abgleich von Soll- und Ist-Abläufen
• Prozessbeschleunigung in der operativen Abwicklung durch Eliminierung redundanter Arbeitsschritte

Fazit

Breakbulk-Hafenbetriebe stehen vor einem strukturellen Dilemma: Die Vielfalt der Güterarten und Verkehrsträger erfordert operative Flexibilität, doch ohne Standardisierung sind weder Kosten noch Produktivität steuerbar. Im vorliegenden Fall lag der zentrale Hebel nicht in Investitionen oder Technologie, sondern in der methodischen Arbeit an den Prozessen selbst.

Die verkehrsträgerbezogenen Soll-Prozesse schaffen einen verbindlichen Standard, der als Referenz für die tägliche Arbeit dient. Kundenspezifische Abweichungen werden nicht verboten, sondern transparent und bepreisbar gemacht. Dieser Ansatz – Standardisierung als Grundlage für kontrollierte Flexibilität – ist auf andere Hafenbetriebe mit ähnlich heterogenem Güterspektrum übertragbar.